Pon algo de redundancia en tu farmacia

Un negocio bien llevado es un negocio austero. Un negocio en el que no hay despilfarro, gastos superfluos ni acumulación de productos excesiva. Pero esto no tiene nada que ver con lo que yo llamo “redundancia sana”.

Cuando hablo de redundancia no me refiero al stock de productos destinados a la venta. Nosotros intentamos mantener el stock óptimo para que no sobre nada y conseguir la máxima rentabilidad. Por ejemplo, siempre es mejor unificar líneas de productos para evitar tener varias cosas que sirvan para lo mismo. Se compra y se gestiona mejor.

Al género destinado a la venta hay que vigilarlo diariamente. Es nuestra obligación como gestores mantenerlo óptimo.

Sin embargo, hay otros consumibles que los damos por descontado pero que cuando faltan causan auténticos quebraderos de cabeza, por ejemplo, útiles de papelería como gomas, folios, bolis, rollos de tíquets, tóners de impresora, etc.

Recuerdo que al poco de comprar la farmacia se nos acabó el tóner de la impresora del mostrador. Sin ella se nos iban acumulando las recetas sin imprimir. Tuve que abandonar la farmacia buscando cualquier sitio en el que tuvieran el modelo concreto disponible. Por fortuna, es una impresora bastante corriente así que no tuve que ir por demasiadas tiendas y pude resolverlo en un par de horas de bastante nerviosismo.

De hecho, era algo que me había pasado ya varias veces. De repente, nos faltaba algún consumible y teníamos que encontrar una solución con urgencia.

A mi me gustan los negocios estables y aburridos. Si tengo que usar mi creatividad, que sea para hacer algo deslumbrante. No quiero malgastar mi energía recorriendo la ciudad o encontrando soluciones creativas a lo que no es otra cosa que falta de previsión.

Me prometí a mi mismo que que eso no iba a volver a pasar.

Un día hice una lista de comprobación de artículos que no podían faltar nunca en la farmacia: cambio de monedas y billetes, bolsas de plástico, grapas, gomas, papel, tóners, jabón para el baño… Luego le añadí dos columnas, una de stock mínimo y otra de stock óptimo. El mínimo es lo que hay que tener en la farmacia para aguantar mínimo una semana sin problemas. El óptimo es lo que hay que comprar para olvidarme de ese producto durante 1-2 meses.

Tal vez 1-2 meses de producto te parezca una acumulación excesiva, pero se trata de productos baratos y con un coste de oportunidad enorme: Si faltan te pueden ocasionar mucho más trastornos de lo que valen.

Finalmente, todos los lunes el empleado del turno de noche tiene que repasar esa lista de comprobación y comprobar que tenemos consumibles suficientes para pasar la semana. Luego me la manda la lista de lo necesario por email a primera hora. Así que antes de llegar a la farmacia puedo consultar la lista con el móvil y pararme en la papelería para comprar lo necesario para la semana.

Desde entonces, no ha vuelto a pasar que nos quedemos sin nada.

Idea #2: Ten consumibles de papelería, imprenta y elementos indipensalbles para el trabajo de sobra.

Valen poco y su falta cuesta mucho.

Ten una redundancia informática

A las pocas semanas de comprar la farmacia me pasaron una factura de 1.885,79 dolorosos euros. Era en concepto del mantenimiento y soporte técnico 24 horas del servidor y programa informático Nixfarma. Tuve que pagarla con gran resquemor. Apenas había tenido tiempo de fijarme en el sistema de ordenadores y cualquier fallo o avería en cualquiera de los componentes podía haberme dejado sin poder vender hasta poder repararla. Era un problema que podía evitar con dinero y lo mejor era pagar para resolverlo.

Cuando tocó renovarla al año siguiente, ya estaba previsto. En vez de quemar esa cantidad de dinero anualmente en un servicio de soporte, opté por tener redundancia informática.

Actualmente, tengo un ordenador redundante en el almacén. Es un ordenador con todos los programas instalados y controladores necesarios para estar en el mostrador. Si alguna vez alguno del resto de ordenadores o sus componentes se averiase, la solución sería tan fácil como ir a este ordenador y llevarse la CPU, teclado, etc.

Este ordenador lo tengo colocado en un lugar del almacén que resulta cómodo de tener aunque no era totalmente necesario. De vez en cuando lo encendemos para hacer alguna consulta y no tener que desplazarnos hasta la rebotica. Me gusta así a mano en vez de almacenado en una estantería para aprovechar cuando lo encendemos para actualizar el sistema a la última versión. Nunca se sabe cuando nos hará falta y es mejor estar prevenido.

Lo mismo me ocurre con el resto de componentes informáticos y necesarios del día a día. Tengo componentes informáticos redundantes almacenados o con poco uso por si se avería el de uso habitual poder hacer el cambio rápidamente.

Lo mejor, que todo este sistema costó bastante menos que el mantenimiento de 24 horas. Está amortizado desde el primer día.

Idea #3: Conserva un ordenador de sobra por si fallan los otros

Si los otros no van, que sea desenchufar y enchufar para volver a la normalidad

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